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Optimisez l'efficacité et le retour sur investissement d'un service informatique moderne

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L'inefficacité est-elle un problème enraciné ?

L'inefficacité est en tête de l'ordre du jour des comités de direction année après année. Mais en dépit de cela, elle reste un problème commun bien souvent enraciné. Bien qu'il soit plus facile de blâmer un service ou un projet particulier, en réalité, ce sont bien souvent de petits goulots d'étranglement et des inefficacités quotidiens qui constituent un problème à grande échelle. 15 % des équipes reconnaissent imprimer et remplir des formulaires papier uniquement pour les copier dans un format numérique[1], et 55 % des responsables passent huit heures par semaine sur des tâches manuelles répétitives[2].

La technologie qui offre de nouveaux moyens de réduire les tâches précédemment manuelles et de lutter contre l'inefficacité est devenue un défi pour la fonction informatique. C'est pour les services informatiques l'occasion de démontrer de la valeur aux parties prenantes internes en proposant de nouvelles stratégies et des solutions susceptibles de réduire les coûts et favoriser des méthodes de travail plus efficaces.

Les causes de l'inefficacité

Pour les grandes entreprises en particulier, l'inefficacité peut être endémique. Les équipes et les flux de travail ont évolué de manière organique sur de longues périodes, produisant bien souvent des écarts dans le fonctionnement des services. En retour, les employés peuvent être réticents à abandonner des méthodes de travail établies et sont fortement dépendants des infrastructures héritées. Bien que ces habitudes puissent fonctionner au quotidien, elles ne relèvent pas des meilleures pratiques et auront, au final, un impact sur la compétitivité et l'innovation en ralentissant les améliorations.

Le service des ressources humaines, entre autres, illustre cette lourdeur administrative. Le processus de recrutement des candidats et d'organisation des entretiens, par exemple, implique beaucoup de temps en termes d'organisation, des échanges d'e-mails incluant des documents imprimés, remplis, numérisés et envoyés, voire encore plus de temps pour saisir les informations des nouvelles recrues dans les systèmes informatiques. La majorité des entreprises (63 %) révèlent que moins de 50 % de leurs processus RH sont automatisés[3]. Autrement dit, la plupart de ces processus sont encore manuels. Les services des ressources humaines et financiers qui sont en définitive un centre de coûts pour l'entreprise doivent plus que jamais démontrer leur valeur en réduisant les coûts inutiles.

Le service des RH et les entreprises, plus largement, sont en mesure de résoudre ce problème en s'appuyant sur les services informatiques. Grâce à la technologie de gestion de l'information appropriée dont ils disposent, les services informatiques ont un rôle clé à jouer pour produire de la valeur en aidant l'entreprise à réduire ses coûts et à générer un retour sur investissement.

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Favoriser le changement

L'un des principaux moyens d'apporter des améliorations opérationnelles consiste à exploiter la technologie de gestion de l'information, y compris l'automatisation des flux et l'automatisation des processus robotiques (Robotic Process Automation - RPA). Les services des ressources humaines et financiers sont parfaitement adaptés à ces types de technologies. L'automatisation des comptes fournisseurs est une stratégie commune que les entreprises ont adoptée pour rationaliser et automatiser les processus liés aux comptes fournisseurs, tels que la facturation, en supprimant les tâches manuelles et en offrant une visibilité et un contrôle plus efficaces des données financières importantes.

Ces technologies offrent des avantages établis. Par exemple, selon le Hackett Group, les services financiers hautement performants commettent 60 % d'erreurs de facturation en moins en réduisant les interventions manuelles sources d'erreurs[4]. Le rapport souligne que la différence entre un service financier classique et un service financier d'envergure mondiale réside dans le budget qu'ils consacrent à l'informatique. Bien que le rapport conclue qu'ils dépensent des sommes similaires en technologie, les services financiers leaders investissent dans la modernisation des applications existantes et dans l'acquisition de nouvelles solutions numériques.

Le changement peut être ardu, notamment pour les employés qui ne l'apprécient pas. Mais, il est important de souligner que les nouvelles technologies offrent des avantages tangibles au quotidien, y compris en permettant aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme identifier de nouvelles opportunités, recruter de nouveaux talents et développer des stratégies plus intelligentes pour dynamiser la croissance.

Lancez-vous

Par où commencer ? La première étape consiste à identifier les domaines d'inefficacité. Une évaluation précise des flux de travail actuels permettra aux services informatiques de détecter les points faibles. Comment les documents circulent-ils dans l'entreprise ? Dans quels domaines les employés consacrent-ils du temps à des documents structurés susceptibles d'être facilement modélisés ou complétés automatiquement par un système numérique ?

À quel moment les informations sont-elles perdues ou difficiles à suivre ? En période de contrôles de la sécurité et de la conformité des données, il n'a jamais été aussi important de maîtriser la façon dont les informations sont traitées dans votre entreprise. L'automatisation offre également des avantages. Bien qu'il ne soit pas possible de suivre l'emplacement où les employés conservent des copies physiques des CV au bureau, les flux de travail numériques et automatisés garantissent le suivi d'un document sensible tel qu'un CV tout au long de son cycle de vie. Les systèmes peuvent fournir des informations sur les personnes qui ont ouvert le document, les destinataires du document ainsi que son emplacement dans les systèmes de stockage.

Commencez par une évaluation. Puis, créez un plan d'action en ciblant les premières transformations qui favorisent un retour sur investissement à court terme. Bien que cela puisse sembler fastidieux, l'automatisation des processus administratifs lourds permet de démontrer de la valeur, rapidement.

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