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Conseils pour les responsables informatiques : comment rendre le travail hybride simple et efficace

Conseils pour les responsables informatiques : comment rendre le travail hybride simple et efficace

Canon Camera
L'année dernière a été éprouvante pour les responsables informatiques du monde entier. Personne ne s'attendait à ce que les entreprises soient contraintes de modifier de manière soudaine et drastique leur stratégie informatique. Bien que notre mode de travail ait évolué, la pandémie a considérablement accéléré ce processus qui n'était alors que progressif. Le processus de transformation numérique régulier qui aurait pu s'étaler sur trois ans a dû soudainement être accéléré.

Au cours des 30 dernières années, nous avons dit adieu aux bureaux individuels, aux bureaux compartimentés et plus récemment aux horaires 9h / 18h et même à l'idée d'un bureau tout court. Même avant la pandémie, l'envie de s'orienter vers un mode de travail à distance et sur appareils mobiles s'est renforcée, les collaborateurs souhaitant travailler efficacement dans un bureau, dans un espace partagé, dans leur bureau à domicile ou dans une autre succursale du pays. Mais après la pandémie, la nécessité et la rapidité de la transformation s'intensifient car de nombreuses entreprises s'engagent dans des politiques à long terme en matière de télétravail et de travail sur différents sites.

Suite à ces changements, le rôle du responsable informatique a évolué vers ce que nous pouvons désigner comme un rôle d'architecte de l'information. Désormais, il répond à des questions complexes telles que :
  • Comment les informations circulent-elles dans les processus et les applications métiers, même lorsque les collaborateurs sont répartis entre différents sites ? 
  • Comment pouvons-nous nous assurer que les télétravailleurs puissent accéder de façon numérique aux informations papier qui entrent dans le bureau ? 
  • Comment pouvons-nous garantir que les informations sont accessibles et gérées de manière sécurisée dans des espaces de travail hors site ?

Pour prendre en charge ce nouveau modèle de travail mobile, les équipes informatiques ont dû réévaluer la technologie sur laquelle repose leurs activités quotidiennes. Les entreprises ont besoin d'une configuration qui prend en charge un flux d'informations simple, quel que soit le lieu. Nombre d'entre elles ont dû procéder à une actualisation complète, en passant d'une infrastructure sur site existante à des logiciels et services dans le Cloud.
1. Réduction de l'infrastructure

Historiquement, en tant qu'équipe informatique, vous avez peut-être consacré beaucoup de temps à gérer et à assurer la maintenance de l'infrastructure sur site. Bien que vous ayez pu utiliser votre temps de manière plus efficace, de nombreuses entreprises fonctionnaient ainsi. Les ramifications de la pandémie ont poussé de nombreux chefs d'entreprise à reconsidérer les processus habituels. Après tout, les visites continues sur site ne sont pas seulement impossibles pendant les périodes de confinement, elles font obstacle au travail sur différents sites ou hybride sur le long terme. L'expérience a donc renforcé l'argument visant à réduire la dépendance à l'infrastructure sur site et la gestion des pilotes est l'un des domaines devant faire l'objet d'un nouveau contrôle.

La gestion des pilotes n'est pas un sujet largement abordé, mais c'est un véritable casse-tête pour les équipes informatiques, même lorsque les périphériques et les utilisateurs sont sur site. Le travail hybride ne simplifie pas les choses. Travailler dans de nouveaux environnements nécessitera probablement d'investir dans de nouveaux périphériques mieux adaptés aux sites distants. De plus, les nouveaux périphériques impliquent davantage de travail pour le service informatique, notamment la nécessité de s'assurer qu'ils intègrent les logiciels, les pilotes et la configuration de sécurité appropriés.

Les besoins des utilisateurs varieront en fonction de leur rôle, ce qui aura des conséquences en termes de gestion des pilotes. Dans le même temps, les utilisateurs souhaitant connecter leurs propres périphériques sont de plus en plus nombreux. Les pilotes d'imprimante doivent donc plus que jamais être correctement gérés et déployés. Passer à un environnement basé sur le Cloud et sans pilote vous permet non seulement de gagner un temps précieux lors de la configuration ou de la mise à jour des périphériques distants, mais également de vous assurer que votre entreprise n'a pas besoin d'accroître son infrastructure sur site.

2. Gestion de parc centralisée

Évoluer vers une gestion de parc basée sur le Cloud présente également des avantages, au-delà de la simplification liée à l'utilisation à distance de votre infrastructure. Elle vous permet de centraliser la gestion, ce qui facilite la consultation, la gestion et la maintenance de vos parcs d'impression et de numérisation.

Par exemple, vous ne découvrirez peut-être pas les problèmes de niveaux de toner bas, de bourrages et les erreurs avant qu'un employé ne les signale, alors que le problème ralentit déjà son activité. Lorsque le périphérique se trouve au domicile d'un employé à plus de 80 kilomètres, il est encore plus difficile de diagnostiquer et de résoudre le problème. Cela peut même entraîner la mise hors service de l'appareil pendant une longue période. Grâce aux outils basés sur le Cloud, vous pouvez surveiller les parcs de périphériques et anticiper les problèmes tels que le remplacement du toner, réduisant ainsi les temps d'arrêt.

La gestion centralisée vous permet également de gérer plus facilement les mises à jour. Il est impossible d'appliquer une mise à jour à chaque périphérique si le parc n'est pas situé dans la même pièce. Avec un logiciel de gestion basé sur le Cloud, il vous suffit de déployer de nouvelles mises à jour ou fonctionnalités sur l'ensemble du parc, sans quitter votre bureau. Tout le monde y gagne, aussi bien vous-même que les employés, qui bénéficient d'un accès instantané aux dernières versions, immédiatement, ce qui est particulièrement important en termes de sécurité.

3. Flux d'informations sécurisé et efficace

Cela nous amène aux flux de travail sécurisés et efficaces. Nous sommes tous d'accord sur le fait que la sécurité est primordiale. Mais les équipes informatiques doivent trouver le juste équilibre entre accessibilité et protection. Les employés doivent pouvoir accéder aux documents dont ils ont besoin, sans tomber par hasard sur ceux auxquels ils n'ont aucune autorisation d'accès. Un accès simplifié pour les employés ne doit pas non plus être synonyme d'accès simplifié pour les autres, y compris les individus malveillants.

Dans ce cas, les systèmes Cloud offrent de nombreux avantages. Ils permettent simultanément aux employés d'accéder facilement aux documents dont ils ont besoin, où qu'ils soient, mais également aux équipes informatiques de gérer la sécurité plus facilement, ce qui vous permet de configurer des règles pour accorder et limiter l'accès des utilisateurs aux emplacements des fichiers sur le serveur.

Parallèlement, grâce à la gestion de parc basée sur le Cloud, vous pouvez aussi gérer cela concernant les périphériques d'impression et de numérisation. Vous pouvez configurer et gérer les profils utilisateur et les flux de travail de façon centralisée, ce qui permet de définir plus aisément des règles en matière de gestion des accès et des informations.

Nous entrons dans une nouvelle ère de travail hybride et les équipes informatiques assumeront de plus en plus le rôle d'« architecte de l'information ». Dans cette optique, nous fournissons les outils et la technologie nécessaires pour favoriser l'efficacité et la sécurité du travail, où que vous soyez. Votre entreprise a peut-être déjà intégré le Cloud à ses projets, mais il sera essentiel dans ce domaine, notamment en matière de gestion de parc. Mais ce n'est pas uniquement une nécessité, c'est aussi l'occasion de mieux gérer votre parc en général, en augmentant sa disponibilité et en renforçant la sécurité de votre personnel.

En savoir plus sur l'avenir de l'informatique dans 10 ans.

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