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Assurer la sécurité de vos données en période d'activité inhabituelle

Alors que la frontière entre le travail au bureau et à distance s'estompe d'une manière que personne n'aurait pu prévoir, comment assurez-vous la protection des données de votre entreprise ?

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Découvrer les avantages de la sécurisation du personnel à distance et les moyens d'adapter votre entreprise pour faciliter cette transition

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Travailler à distance dans une période d'activité inhabituelle

Début 2020, alors que nous réfléchissions à l'année à venir, nous n'étions pas nombreux à pouvoir imaginer la situation actuelle ou l'ampleur de la transformation à laquelle nous serions confrontés. Mais c'est un fait, le monde est en train d'évoluer, et d'une manière qui bouscule nos activités comme jamais auparavant. Nous devons nous adapter pour survivre et, pour de nombreuses entreprises, le travail à domicile est devenu la nouvelle norme.

La transformation numérique que vous avez mise en place étape par étape est soudainement devenue une nécessité immédiate. Mais compte tenu du peu de temps dont vous disposez pour vous préparer à une telle situation, comment veillez-vous à la bonne circulation de vos informations stratégiques et à leur protection dans cet environnement inhabituel ?

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La gestion de l'information est une activité risquée

La nécessité de protéger vos données sensibles est toujours d'actualité dans cette nouvelle vision du monde. En réalité, il est plus nécessaire que jamais de mettre en place des protocoles de sécurité rigoureux et d'appliquer les réglementations de manière appropriée. Alors, à quelles difficultés en matière de sécurité à distance pouvez-vous être confronté et comment les aborder ?

Voici quelques-uns de nos conseils pour travailler à distance en toute sécurité :

1) Mettez en place votre politique de télétravail : les cybercriminels recherchent en permanence de nouvelles opportunités, et cette mutation rapide au niveau mondial est, pour eux, l'occasion rêvée tant attendue. Ils savent parfaitement analyser un réseau pour identifier un simple utilisateur amateur ou un professionnel travaillant à domicile. Ainsi, si vous ne contribuez pas à la protection de vos employés en vous appuyant sur une politique de télétravail sécurisée, vous risquez bientôt d'être victime d'une perte de données généralisée, voire de ne plus pouvoir accéder à vos fichiers importants, sans parler de la rançon considérable que vous devrez payer pour récupérer cet accès

2) Méfiez-vous des attaques de phishing : des rapports du secteur ont révélé une augmentation significative des e-mails fictifs1 prétendant proposer des mises à jour de sécurité importantes, qui en réalité, infectent l'appareil de l'utilisateur avec des programmes malveillants. Assurez-vous que vos collaborateurs distants font preuve de prudence vis-à-vis des e-mails offrant ce type de conseils, en vérifiant l'expéditeur ainsi que l'authenticité de son adresse e-mail par rapport au destinataire prévu. Demandez-leur de bien réfléchir aussi avant de cliquer sur un lien inconnu

3) N'oubliez pas d'assurer la sécurité des appareils domestiques : si vos collaborateurs travaillent à domicile, ils auront probablement besoin d'utiliser l'imprimante ou le scanner dont ils disposent pour gérer leurs tâches quotidiennes. Ces périphériques ne seront probablement pas dotés des fonctions de sécurité standard dont l'équipement installé sur le réseau de votre entreprise bénéficie. Tout appareil connecté à Internet est plus exposé à des risques d'attaques. Par conséquent, pour protéger vos données stratégiques, vous devez aider vos collaborateurs distants à vérifier que leur réseau est privé et qu'il n'est accessible qu'avec un mot de passe sécurisé, et non le mot de passe par défaut, par exemple

4) Et des documents confidentiels : dans cette même optique, vous devez veiller à ce qu'ils traitent les documents administratifs de l'entreprise avec la même attention que celle qu'ils accordent à leurs propres relevés bancaires, en détruisant ou en stockant en toute sécurité les documents confidentiels jusqu'à ce qu'ils puissent revenir au bureau

5) La meilleure politique consiste à en disposer d'une : la sécurité des documents est essentielle. Par conséquent, travailler à domicile ne signifie pas pour autant que vous pouvez assouplir les politiques de l'entreprise. Il est important de rappeler à votre équipe d'utiliser exclusivement les applications, réseaux et systèmes Cloud fournis par l'entreprise. Les outils gratuits de collaboration et de stockage dans le Cloud qu'ils peuvent être tentés d'utiliser ne seront peut-être pas sécurisés si vous ne les avez pas approuvés

Voici donc le principal enseignement à tirer : si certains de vos collaborateurs travaillent à distance, vous devez vérifier qu'ils ont parfaitement compris comment assurer le même niveau de sécurité professionnelle, qu'ils soient au bureau ou sur leur canapé.

Créer une organisation de travail à distance sécurisée

Maintenant que nous avons souligné l'importance de la sécurité des documents en matière de télétravail, comment allez-vous élaborer votre stratégie de protection globale ?

Bonne nouvelle : cela est bien moins compliqué que vous ne le pensez. Sachant que la fuite d'informations essentielles ne résulte pas d'attaques Internet complexes, mais est bien souvent liée à l'absence de processus de sécurité des données simples, le moment est venu de repenser votre approche de la gestion de l'information et de mettre en place des pratiques de télétravail sécurisées.

Vous devez être certain de pouvoir sécuriser vos documents professionnels et protéger les informations sensibles tout en respectant la conformité aux réglementations en matière de gestion des documents. Et cela sans impacter la capacité des collaborateurs à accéder aux données, informations et documents dont ils ont besoin pour travailler.

Le stockage, la gestion, la distribution et l'archivage doivent jouer un rôle capital dans la sécurité de vos informations. Posez-vous les questions suivantes :

  • De quelle visibilité disposez-vous actuellement sur vos processus documentaires ?
  • Êtes-vous en mesure de suivre l'activité des utilisateurs ?
  • Quelles mesures de protection sont actuellement appliquées aux documents lorsqu'ils circulent au sein et à l'extérieur de l'organisation afin de minimiser les risques liés à la sécurité ?
  • Êtes-vous sûr que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux données sensibles ?
  • Pouvez-vous être certain que toutes vos données numériques ne sont stockées que pendant la période légale ?

Si vous avez du mal à répondre à l'une de ces questions ou si la réponse est négative, vous devez rechercher une solution de gestion des documents et des workflows sécurisée. Demandez à vos fournisseurs potentiels de proposer des solutions afin que vous puissiez atténuer les risques de perte de données et les amendes coûteuses.

Vous devez disposer d'un système capable de fonctionner dans le Cloud et de gérer votre workflow afin de pouvoir surveiller et contrôler entièrement les informations stratégiques de votre entreprise, de sécuriser vos documents et de définir des politiques de suppression pour respecter la législation.

Les organisations peuvent, plus que jamais, apprendre à survivre, mais également à prospérer pendant une période d'activité inhabituelle.

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