Maturité de l'automatisation : combler l'écart de perception de l'automatisation digitale

Pour prospérer dans le monde d'aujourd'hui, les entreprises doivent constamment stimuler la productivité et la croissance en augmentant l'efficacité et en réduisant les coûts. Beaucoup pensent avoir trouvé la solution à cet exercice d'équilibre : la gestion automatisée des documents.

En automatisant les processus riches en informations, les entreprises s'attendent à accroître leur productivité et à générer des retours sur investissement accrus. Cependant, malgré leur enthousiasme pour l'automatisation et ses avantages, les entreprises ne tirent pas pleinement parti de tout son potentiel.

Une nouvelle étude de Canon indique que les décideurs informatiques ont tendance à avoir une vision plus optimiste de leur parcours d'automatisation de l'information que la réalité¹. Alors que 78 % pensent que leur entreprise est déjà mature en termes de sécurité des informations et de processus numériques², seulement la moitié déclarent mettre en œuvre certaines des formes d'automatisation les plus élémentaires, telles que les droits d'accès automatique aux documents. Ils sont encore moins nombreux à déclarer mettre en œuvre des formes plus avancées telles que l'automatisation robotisée des processus (RPA) et les processus de communication client automatisés.

Pour combler cet écart de perception, les entreprises doivent adopter une approche globale pour intégrer l'automatisation digitale dans l'ensemble des processus et des flux de travail de l'entreprise, et pas seulement dans des fonctions spécifiques. Ce faisant, les responsables peuvent débloquer des avantages qui vont bien au-delà de l'amélioration de la productivité quotidienne. Ils peuvent renforcer la résilience et débloquer des avantages stratégiques sur le long terme. Pour combler cet écart de perception, le défi consiste à transformer les gains potentiels en réalité commerciale.

L'étude de Canon montre que 99 % des décideurs informatiques ayant automatisé la gestion de l'information d'une manière ou d'une autre ont déclaré avoir constaté des avantages notables en la matière². Lorsque suffisamment de processus de routine sont réalisés à l'aide d'outils automatisés, qui rationalisent les flux de travail et gèrent les tâches répétitives, les entreprises peuvent réduire la pression sur les employés et libérer leur temps pour qu'ils se consacrent à des tâches plus gratifiantes.

Par exemple, dans le secteur financier, si les employés n'ont plus à passer du temps à associer les factures aux bons de commande, cela leur permet de se concentrer sur l'optimisation des dépenses et l'examen des fournisseurs. Cela se traduit par des avantages organisationnels à long terme, avec près d'un tiers des décideurs informatiques signalant des avantages stratégiques liés à l'automatisation digitale.

Il existe également des opportunités inexploitées de générer de la croissance et de meilleures performances commerciales. Il est intéressant de noter que malgré une adoption plus faible des communications client automatisées, l'amélioration de l'expérience client a été l'un des principaux avantages de l'automatisation cités par les responsables informatiques. En appliquant des systèmes automatisés aux processus de communication client, il est possible d'obtenir des communications plus rapides, plus cohérentes et plus personnalisées via les canaux préférés des clients. Le risque de violations des réglementations en raison d'inexactitudes est également réduit, ce qui est important pour la confiance des consommateurs.

L'automatisation n'est pas seulement un exercice qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts. Les avantages sont bien plus nombreux. Alors, même s'il y a beaucoup à gagner à automatiser les processus riches en informations, pourquoi les responsables informatiques tardent-ils à s'adapter ?

Les solutions d'automatisation de l'information sont évolutives, ce qui signifie qu'elles peuvent être introduites pour les projets les plus petits ou pour couvrir des flux de travail entiers. Plus l'application est large, meilleurs sont les résultats. Pourtant, de nombreuses entreprises peinent à passer à des types avancés d'automatisation numérique en raison de problèmes liés à la mise en œuvre et à la complexité. En fait, un décideur informatique sur dix a déclaré avoir abandonné complètement un projet de mise en œuvre au cours des deux dernières années⁴.

Plus la mise en œuvre est complexe, plus le taux d'adoption est faible. Non seulement l'adoption de nouvelles applications automatisées représente un défi, mais il existe également des problèmes liés à l'intégration réussie de la technologie aux systèmes existants. C'est pourquoi la compatibilité a été désignée comme la première priorité des décideurs informatiques au cours du processus d'achat. Cela n'est pas surprenant, car notre étude montre que 28 % des responsables informatiques ont signalé des problèmes de compatibilité lors de leur dernière mise en œuvre technologique, et 23 % ont déclaré que la fonctionnalité de la technologie installée n'était pas adaptée à l'usage prévu. Ces problèmes ont même été jugés plus importants que ceux liés au coût ou à d'autres aspects technologiques, ce qui montre à quel point l'intégration de nouveaux systèmes dans un parc informatique existant peut s'avérer difficile.

Les décideurs informatiques comprennent que pour atteindre l'efficacité et la croissance du chiffre d'affaires tout en limitant les risques de sécurité, il faut adopter des solutions digitales modernes. Mais lorsqu'ils sont confrontés à des défis complexes en matière d'intégration et de compatibilité, ces avantages peuvent sembler hors de portée.

Pour surmonter les défis liés à la compatibilité et à l'intégration, les entreprises doivent avancer prudemment. Pour certaines, la surestimation de la maturité de leurs propres processus de gestion automatisée de l'information limite leur capacité à tirer pleinement profit des solutions avancées.

Le choix du bon partenaire est peut-être le facteur le plus important pour une intégration réussie des solutions. Personne ne doute que les décideurs informatiques jonglent avec un grand nombre de demandes et de pressions tout au long de leur vie professionnelle quotidienne. Alors que les responsables cherchent à intégrer des systèmes de gestion de l'information toujours plus complexes, il est essentiel de trouver le bon partenaire. L'étude de Canon a montré que les projets bénéficiant d'une collaboration totale entre une entreprise et un tiers tout au long du processus, par opposition au tiers qui n'est impliqué que dans la phase initiale ou le déploiement, ont les plus grandes chances de réussite.

Pour profiter des avantages de l'automatisation digitale et combler l'écart de perception, les entreprises ont besoin d'un regard extérieur expérimenté, quelqu'un qui a le recul et l'expertise nécessaires pour identifier les avantages potentiels de l'automatisation au sein de chaque entreprise unique, et surtout, pour protéger la mise en œuvre.