Ypsotec s’engage dans une nouvelle voie numérique pour le traitement des factures

Ypsotec AG, dont le siège est à Granges, est issue de la société Decolletage AG, fondée en 1916, et possède un long passé de tradition dans le domaine du chariotage. L'entreprise produit des pièces tournées et des composants fraisés CNC sur ses sites en Suisse et en République tchèque.

Le traitement des factures fournisseurs représente aujourd'hui un grand défi pour de nombreuses entreprises, car la gestion de tels processus devient de plus en plus complexe. Ce qui est également le cas chez Ypsotec AG. Les factures n'étaient saisies qu'après avoir été approuvées en interne, ce qui rendait difficile une planification solide des liquidités. Une nouvelle solution s'imposait.

Pour traiter le volume croissant de factures au siège de Granges sans augmenter les ressources, il fallait explorer de nouvelles voies. Une solution, moins sujette aux erreurs et garantissant une transparence totale sur le statut et l’état des factures, a été recherchée afin d’alléger les processus d’Ypsotec AG

Au terme d'un processus d'évaluation, Ypsotec AG a opté pour Canon, car la solution de gestion documentaire Therefore™ avec IRIS Xtract apporte la flexibilité nécessaire, soutient très bien la voie de numérisation en perspective et peut être facilement étendue pour de futurs projets.

Dans un premier étape, la gestion des contrats clients et fournisseurs a été mise en place. L'implémentation réussie de Therefore™ simplifie la gestion des contrats à durée déterminée avec les fournisseurs et les clients. Therefore™ garantit que tous les contrats clients sont validés par les services requis.

Les collaborateurs autorisés ont la possibilité de consulter à tout moment le statut et la durée des contrats et sont automatiquement rappelés lorsque des modifications doivent être apportées. Ainsi, tous les contrats sont classés au même endroit et les responsabilités sont clairement définies.

L'étape suivante a consisté à reproduire le workflow des fournisseurs au siège principal de Granges, avec l'intention de l'implémenter également dans la filiale du site tchèque une fois l'introduction réussie. Un aspect important était de simplifier les processus de validation et de les rendre plus transparents. L'exigence posée à Canon de travailler avec une solution qui permette une interface avec le système ERP Abacus a été réalisée dans l'esprit du client. Dans le workflow, les commandes classées à partir d'Abacus sont par exemple disponibles pour le contrôle des factures. Une fois validées, les factures sont automatiquement comptabilisées dans Abacus.