«L’Association pour l’encadrement des personnes âgées» VAOF a été fondée dès en 1970 à Frick dans le canton d’Argovie et gère des centres de soins et des appartements pour personnes âgées sur une base d’utilité publique, permettant ainsi aux personnes âgées de vivre le plus longtemps possible chez elles. Actuellement, l’association gère et loue deux grands centres pour personnes âgées avec un total de 220 lits de soins et 100 appartements pour personnes âgées et emploie environ 360 collaborateurs.
Ces dernières années, les institutions pour personnes âgées se sont de plus en plus transformées en entreprises de services. L’objectif est d’assurer, en collaboration avec d’autres prestataires ainsi qu’avec les communes, une prise en charge des personnes âgées la plus décentralisée possible dans toute la région. Cette tâche pose des défis à toutes les personnes concernées.
• Réduire considérablement la charge administrative des collaborateurs
• Traiter le volume des documents de manière centralisée et moderne, tout en notamment dans le domaine des comptes fournisseurs et des ressources humaines
• classer les documents de manière numérique et juridiquement valable
• Travailler indépendamment du lieu
• La charge administrative dans le domaine des ressources humaines ne cesse de croître
• La fusion de différents sites nécessite une infrastructure qui permette de travailler indépendamment du lieu
• L’accès aux données personnelles doit être contrôlé en raison des directives de conformité (GDPR)
• Faire face à l’augmentation factures des fournisseurs en utilisant moins de ressources
• Le degré d’automatisation avec IRISXtract™ est proche de 100%,
• Accélération considérable du traitement du courrier entrant quotidien
• 40% des ressources qui ont pu être économisées dans l’administration sont désormais utilisées pour l’accompagnement et les soins
• Un traitement des factures plus rapide et centralisé permet de travailler efficacement sur les différents sites
Pour le directeur de VAOF, Andre Rotzetter, il était donc nécessaire d’agir: «Nous avons décidé d’accélérer la transformation numérique, car les ressources sont très limitées dans notre établissement de soins».
L’association d’aide aux personnes âgées mise pour cela sur deux solutions de la maison Canon: d’une part sur I.R.I.S. pour le traitement automatisé des factures dans la comptabilité, ainsi que pour la numérisation et l’optimisation des processus dans la gestion du personnel. D’autre part, la solution de gestion documentaire Therefore™, qui gère désormais les flux de travail ainsi qu’une partie des processus d’exploitation. La combinaison de ces deux solutions permet de classer les documents de manière numérique et juridiquement valable, de sorte que la protection des données soit garantie et que la structure correcte des documents soit respectée.
« La collaboration avec Canon est très simple. Un tel projet ne se déroule pas sans erreurs, surtout au début. C'est justement à ce moment-là qu'il est important d'avoir un partenaire avec lequel ces problèmes peuvent être surmontés. Avec Canon, tout s'est déroulé à merveille. »
Ces aspects ont été décisifs dans le choix de Canon. Les solutions mises en place apportent à VAOF plus de flexibilité et de transparence, ainsi qu’une garantie des droits d’accès aux données trop sensibles. De plus, la décentralisation nous permet de ne pas dépendre d’un lieu, ce qui est très utile pour la gestion de plusieurs sites.
VAOF traite entre 12.000 et 15.000 factures par an à l’aide d’IRISXtract™ Accounts Payable. Grâce à la solution, les données de facturation pertinentes sont extraites, vérifiées et automatiquement attribuées au créancier. «Notre degré d’automatisation avec IRISXtract™ est proche de 100%», rapporte Thomas Wininger, comptable chez VAOF. L’un des avantages évidents de cette solution est le gain de temps. L’automatisation des processus a permis d’économiser 40% de ressources dans l’administration. Celles-ci sont désormais utilisées pour les soins aux personnes confinées au lit.
En outre, la solution est intuitive et facile à utiliser pour les utilisateurs. Une fois les factures validées, les données sont automatiquement transférées dans le système ERP Lobos. La numérisation des documents permet d’économiser des coûts supplémentaires, car les archives papier sont superflues. Non seulement les processus de travail sont ainsi beaucoup plus efficaces, mais le travail sans papier a un effet positif sur la durabilité, car les émissions de CO2 liées à la fabrication du papier et aux processus d’impression et de distribution sont supprimées. Un autre avantage dans la comptabilité est qu’il n’y a plus de rappels de retard, de documents perdus ou de doublons. Les escomptes peuvent être facilement garantis et procurent à VAOF de meilleures relations avec les fournisseurs.
« En ce qui concerne la protection des données, la solution est sensationnelle pour nous dans le domaine des ressources humaines. Seules les personnes disposant effectivement de l’autorisation nécessaire ont accès aux données ou peuvent consulter les documents. »
Les solutions de Canon ont contribué à l’optimisation non seulement de la comptabilité, mais aussi des ressources humaines. L’utilisation d’IRISXtract™ et de Therefore™ HR a permis de simplifier considérablement les processus. «En ce qui concerne la protection des données, la solution est sensationnelle pour nous dans le domaine des ressources effectivement de l’autorisation nécessaire ont accès aux données ou peuvent consulter les documents», rapporte Tamara Taiani, Ressources humaines chez VAOF. Les données et les processus pour la gestion des 360 collaborateurs sont tous numérisés.
Cela signifie que le classement automatique des documents dans les bons dossiers du personnel est entièrement numérisé. Grâce à la technologie basée sur l’intelligence artificielle d’IRISXtract™, tous les documents des collaborateurs sont classés numériquement dans le bon dossier, de l’entrée à la sortie, sans exception. En outre, Therefore™ garantit le respect des réglementations légales, comme la suppression des données sensibles et les directives sur la protection des données. Les dossiers sont automatiquement effacés de la base de données après un le délai légal.
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