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Comment éviter les risques liés à la conformité des RH

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Passez au numérique

Du premier entretien au départ de l'entreprise, chaque processus RH implique la gestion et le stockage des dossiers personnels des employés. Le strict respect des règles en vigueur est donc impératif. Les mesures mises en place par le service RH pour garantir la conformité des données doivent être sûres, transparentes et simples à suivre pour l'utilisateur.

Par le passé, les services RH assuraient la confidentialité en rangeant simplement les documents sensibles dans des armoires de classement verrouillées. Le flux d'informations pouvait être contrôlé en toute simplicité et en toute sécurité. Dans un monde numérique, où les informations sont facilement répliquées et disséminées, cela n'est plus possible. En l'absence d'un contrôle adéquat, les informations peuvent facilement se retrouver dans des endroits non protégés ou difficiles à trouver, ou être utilisées à des fins non conformes.

Dans un contexte où la réglementation se durcit, il est primordial pour les entreprises de revoir les processus de gestion et de stockage des informations sensibles. Les services RH avant-gardistes peuvent anticiper les changements en adoptant de nouveaux processus et technologies numériques, comme l'automatisation, afin de garantir leur aptitude à se conformer aux réglementations en matière de données avec des moyens fiables et cohérents.

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L'ère du RGPD

Les fuites de données ont toujours eu le potentiel de nuire à la réputation des entreprises, mais à l'époque du RGPD, les conséquences sont plus profondes. Au pire, les amendes administratives peuvent atteindre 4 % du chiffre d'affaires annuel global ou 20 millions d'euros, selon la valeur la plus élevée.1 De plus, les clients feront-ils encore appel à des entreprises incapables de gérer les données de façon appropriée ? Et les employés voudront-ils à travailler pour celles dont la réputation aura été entachée ? Cela est peu probable.

Le RGPD concerne toutes les données à caractère personnel conservées, des dossiers réseau aux documents papier stockés. Il est donc impératif de s'assurer que les informations personnelles identifiables sont gérées de manière conforme sur toutes les sources. Le service RH doit s'efforcer de mettre en œuvre des procédures strictes et efficaces à chaque étape du processus de traitement des données. Plus important encore, ces procédures doivent être facilement compréhensibles et faciles à appliquer pour éliminer le risque de non-conformité accidentelle.

Traiter les données avec précaution

La mise à niveau vers des processus numériques peut aider à rationaliser et à simplifier la conformité au RGPD. Remplacer des ensembles fragmentés de fichiers par un système de gestion de données facile d'accès et bien ordonné permet de collecter des informations à partir d'applications internes et de communications externes, gérées et stockées à un emplacement défini. Le service bénéficiera ainsi d'une plus grande visibilité et d'un meilleur contrôle sur les informations qu'il détient.

Le système de gestion des données doit être renforcé par des règles et des processus de données sécurisés, afin que toute personne qui manipule des données sache exactement ce qu'elle doit faire ou ne pas faire. Ces processus peuvent aider à isoler les données sensibles et à les traiter avec plus de précaution. Cela signifie également que les fichiers RH seront plus facilement consultables et que l'accès aux données peut être limité aux seuls employés autorisés. Si le service reçoit une demande d'accès aux informations personnelles, ou toute autre forme de demande réglementaire similaire, il pourra trouver rapidement et facilement des informations enregistrées dans le dossier.

Maintenir un écosystème de gestion des documents conforme

À l'ère du cloud computing et des logiciels collaboratifs, les RH doivent repenser leur approche de la gestion documentaire. Des technologies telles que la numérisation et les logiciels de gestion des documents peuvent aider à prendre en charge ce processus. Le service peut prendre un document, tel que la lettre d'un candidat potentiel, le numériser pour créer une copie dématérialisée, joindre une étiquette numérique et le suivre dans le flux de travail.

Grâce aux fonctionnalités du cloud, de grands volumes de documents de ce type peuvent être facilement stockés, tout en étant localisables instantanément. Cela répond aux exigences de conformité, car le service peut prouver que les documents sensibles sont conservés en toute sécurité et que toute information qui n'est plus pertinente peut être détruite, sans risque qu'il en existe une copie dans d'autres fichiers.

Les avantages de l'automatisation

En matière de sécurité et de conformité, les risques les plus importants sont souvent liés à l'erreur humaine. Les risques liés aux processus manuels sont aggravés à l'ère du numérique, en particulier dans le contexte des RH. L'envoi accidentel d'une fiche de paye à la mauvaise personne ou la copie du mauvais employé dans une discussion privée peuvent avoir des conséquences graves.

L'introduction de l'automatisation permet de limiter l'implication humaine et, par conséquent, de minimiser les problèmes de conformité. En outre, l'automatisation simplifie la vie des responsables RH et libère un temps précieux qu'ils peuvent consacrer à d'autres activités tout en ayant l'esprit tranquille.

L'heure est venue

Alors que de plus en plus d'entreprises s'engagent dans la transformation numérique, les services RH demandent une attention particulière. La transition des processus papier vers des formulaires numériques, notamment pour l'intégration des employés et les évaluations annuelles, permettra d'améliorer l'exactitude et l'intégrité des dossiers et fera gagner du temps à l'équipe RH ainsi qu'aux employés.

Au vu des conséquences d'une non-conformité au RGPD, prendre immédiatement le contrôle des informations de l'entreprise offre des avantages à court et à long terme pour l'ensemble de l'organisation. Il est donc intéressant de commencer dès maintenant. Par ailleurs, les risques liés à une mauvaise gestion des données et des documents pouvant être graves, le service RH aura tout intérêt à adopter la technologie numérique et l'automatisation, de manière réfléchie et experte.

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