Optimiser les ressources humaines numériques avec la gestion des documents

Comment la modernisation des flux de travail aide les équipes RH à générer de la valeur ajoutée pour l'entreprise

La numérisation des flux de travail est de plus en plus répandue, mais certaines fonctions d'entreprise ne peuvent pas se passer de la paperasse. Par exemple, les RH utilisent de nombreux formulaires archaïques et chronophages pour tout, du recrutement des employés à leur départ. Alors que les RH sont censées aider les employés à développer leur carrière, les flux de travail sur support papier condamnent le service à des processus inefficaces. Comment les solutions de gestion documentaire aident-elles à relever ce défi ?

Examinons l'application de la technologie dans quatre domaines opérationnels des RH particulièrement complexes : le recrutement, l'intégration, la gestion et le départ.

Intégration en toute transparence

Face à la multiplication des obligations légales, l'intégration de nouveaux collaborateurs devient de plus en plus complexe. L'impact ne se ressent pas uniquement dans le département RH. En effet, 47 % des professionnels des RH déclarent que des problèmes survenus lors du processus d'intégration ont déjà causé la perte de candidats pour leur entreprise, tandis que 45 % indiquent que des imprécisions au niveau des contrats ont entraîné des coûts supplémentaires et des problèmes juridiques.

À l'heure actuelle, il n'y a aucune raison de laisser des problèmes comme les fautes de frappe dans les contrats entraver ce processus. Des solutions logicielles sont désormais capables de remplir automatiquement des documents tels que des contrats et des accords de confidentialité, ce qui vous permet de gagner du temps et d'éliminer les erreurs accidentelles.

De plus, l'époque où les contrats devaient être signés en personne sur une feuille de papier touche à sa fin. La signature électronique de documents permet à vos nouveaux employés de signer des documents essentiels où qu'ils soient, accélérant ainsi le processus. Par ailleurs, les documents numériques n'offrent pas uniquement un gain d'efficacité. Ils sont également plus faciles à stocker, à suivre et à contrôler, ce qui permet aux départements RH de se conformer plus aisément aux exigences légales.

Gestion simplifiée

L'excès de paperasse est souvent la source de nombreuses frustrations pour les employés, en particulier si ces tâches ne font pas partie de leur rôle professionnel. Pourtant, les tâches administratives habituelles des RH, comme les demandes de congés annuels, les certificats médicaux et les évaluations, ne doivent pas nécessairement représenter un frein pour l'entreprise.

Les systèmes numériques minimisent l'impact de ces processus sur les employés et les équipes RH en les normalisant et en les automatisant. La saisie des congés des employés sur des calendriers centralisés ne devrait pas poser problème, mais les RH éprouvent parfois des difficultés à gérer les demandes à mesure que l'organisation évolue. Des portails en libre-service permettant aux employés de soumettre et de gérer leurs demandes évitent au personnel RH d'administrer ce processus.

En parallèle, les solutions RH permettent de formaliser les évaluations, émettant des rappels automatiques directs à l'attention des responsables afin de s'assurer qu'ils se conforment aux exigences de l'entreprise. Ce modèle réduit les responsabilités quotidiennes des professionnels des RH et leur permet de se focaliser sur de nouvelles initiatives de mobilisation des employés visant à créer de la valeur ajoutée.

Départ en douceur

Le départ d'employés de l'entreprise a un impact majeur sur la sécurité, la légalité et la conformité, notamment au niveau de la gestion de l'information. Une fois que l'employé a quitté l'entreprise, les équipes RH doivent s'assurer que les informations qui le concernent sont supprimées ou archivées dans les dossiers de l'entreprise conformément aux obligations légales. Il est également essentiel de s'assurer de l'existence de politiques claires en matière de retour du matériel appartenant à l'entreprise et de suppression des droits d'accès.

Bien que les incidents causés par des employés enfreignant ces règles par mécontentement soient relativement rares, ces derniers peuvent avoir des conséquences très graves pour une entreprise. Pourquoi attendre qu'un problème survienne ? Les entreprises ne disposent souvent pas de procédures exhaustives pour gérer ces départs. Les solutions RH numériques vous aident à éliminer les difficultés de ce processus, en utilisant l'automatisation pour exprimer de manière simple et claire les responsabilités des différents interlocuteurs à chaque étape.

Réduction de la charge de travail

L'administration RH conserve sa réputation de fardeau pour les employés et le personnel RH. Pourtant, cela n'a pas raison d'être. L'automatisation par le biais d'un logiciel de gestion documentaire optimise le processus RH, ce qui permet de libérer du temps, de réaliser des économies sur les coûts, de réduire les erreurs, d'améliorer la conformité, de renforcer la sécurité et d'éliminer les pertes de documents inquiétantes. Elle permet à l'entreprise de se libérer des flux de travail manuels papier.

Tous ces avantages permettent aux professionnels des RH d'effectuer leurs tâches de manière plus contrôlable et vérifiable, tout en se consacrant à la création de valeur ajoutée pour l'entreprise.