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Comment améliorer vos processus métier ?

Les gens comprennent de plus en plus que la transformation numérique ne peut pas réussir avec un seul projet pertinent, et qu'un bureau sans papier n'apparaîtra pas du jour au lendemain. Les entreprises qui se lancent dans un parcours composé de plusieurs petites étapes faciles, en identifiant et hiérarchisant les processus et les flux de travail pour la numérisation, récolteront les fruits de leur travail de façon plus efficace et efficiente.

De nos jours, la plupart des organisations travaillent efficacement dans un environnement hybride, et trouvent un équilibre unique entre processus métier numériques et analogiques. C'est pourquoi, avant d'investir, il est important de se poser la question suivante : quels sont les processus les plus critiques, difficiles et chronophages ? Ils sont nombreux à se trouver au sein des services RH et financiers.

Transformation des services financiers

Le département des finances a la réputation d'utiliser des processus analogiques et des systèmes désuets. 88 % des professionnels des finances admettent totalement qu'ils luttent pour rester en phase avec les objectifs numériques des entreprises. Dans un récent sondage de Canon, une personne interrogée sur trois a déclaré qu'elle automatisait ou numérisait la gestion des comptes fournisseurs, des comptes débiteurs ou des fournisseurs.

Traitement des factures

Par où devez-vous commencer en matière de transformation numérique au sein du département finances ? L'une des premières étapes doit consister à examiner le traitement des factures. Le traitement manuel des factures est assez fréquent, mais peut causer beaucoup de problèmes à la trésorerie. Des études démontrent que le taux d'erreur humaine lors de la rédaction manuelle des factures se situe entre 12 et 15 %, indépendamment de l'ancienneté ou de l'expérience de l'équipe. Ici, la meilleure solution est de mettre en œuvre l'automatisation de la facturation pour rationaliser les flux de production et automatiser l'enregistrement, la validation et la comparaison des données des factures.

Purchase-to-Pay

Mettre en place une solution Purchase to pay (P2P) automatisée de bout en bout est une autre façon d'atteindre davantage l'efficacité opérationnelle. Alors que les flux de travail non productifs et désuets limitent le potentiel de croissance et entravent la rentabilité, une solution P2P automatisée optimisera le temps, les dépenses et la gestion.

Team huddle

Transformation numérique des RH

L'évolution numérique et le processus menant à un bureau sans papier sont souvent placés en priorité dans les programmes d'entreprise pour leur capacité à libérer le potentiel des collaborateurs et à accélérer l'innovation. Pourtant, alors que les RH subissent de plus en plus de pression pour améliorer la maîtrise des données et les compétences des collaborateurs, 2 entreprises sur 3 continuent à gérer leurs dossiers des RH sur papier.

La numérisation du département des RH commence par l'étude les processus administratifs qui continuent à être gérés manuellement. La gestion et l'archivage numériques des documents réduisent les coûts puisqu'ils font gagner du temps et assure la conformité.

Les processus automatisés, tels que les demandes de remboursement des dépenses et les demandes de congés annuels peuvent libérer du temps pour préparer un recrutement ou concevoir des programmes de formation.

Mise en œuvre d'un centre de courrier numérique

Les courriers entrants sont générés et archivés à l'échelle des finances (avec la facturation, par exemple) et des RH et, renforcent l'efficacité des processus métier au sein d'une organisation. Sans un système approprié, le tri du courrier constitue une activité fastidieuse propice aux erreurs, n'indiquant pas si les destinataires ont lu leurs courriers, ni quand. Mettre en œuvre une solution de centre de courrier numérique assure automatiquement la collecte, l'identification et la validation de tous les courriers entrants, et les transmet aux personnes et systèmes appropriés en y adjoignant les données d'index pertinentes en quelques heures. Grâce à ces processus, une solution de centre de courrier numérique permet de réduire les coûts opérationnels et d'améliorer le service client.

Les entreprises peuvent découvrir que certains départements ou certaines fonctions sont bien installés à travers plusieurs stades de maturité numérique. Leurs processus internes afficheront également des degrés de numérisation différents. La clé de l'amélioration des processus métier d'une organisation n'est pas de concentrer tous les efforts sur le déploiement d'un bureau entièrement informatisé, mais de concevoir une solution hybride intelligente. Celle-ci, doit être en mesure de trouver un équilibre entre processus manuels, numériques et automatisés.

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