Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

Hôpital St. James : amélioration de la productivité et de l'expérience des patients

Le défi

L'hôpital St James, l'un des plus grands centres hospitaliers universitaires d'Europe, emploie plus de 3 500 employés et 110 spécialistes répartis dans 11 cliniques et 10 services. Son service des urgences est le plus fréquenté de Dublin et a reçu 45 230 visites pour la seule année 2010.

En 1998, l'hôpital St James a été l'un des premiers à adopter la gestion électronique des documents (GED). Sur les conseils de Canon, il a intégré un système d'archivage et de récupération aux urgences et à son service social afin d'organiser et de rationaliser l'important volume de paperasse générée.

La gestion des documents était déjà une tâche laborieuse, comme l'explique Marie Sinnott, responsable des opérations informatiques : « Les patients recevaient une fiche détaillant leurs informations. Elle était transmise au médecin, puis rendue. Les fiches étaient ensuite rangées dans des armoires. Le risque d'erreurs, telles que la perte d'un fichier, se multipliait, menant à des temps d'attente, de consultation et de traitement plus longs. »

En 2004, St James a commencé à élargir son portefeuille GED, en lançant deux modules SAP ERP pour le traitement des transactions et la gestion d'entreprise. Cependant, Pat Bailey, Assistant système SAP à l'hôpital, se souvient : « Nous nous sommes rendu compte que, même si les modules SAP remplissaient leur rôle à la perfection pour les services Finance et RH, il était encore possible d'améliorer le stockage, l'indexation et la récupération des fichiers. »

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

La solution Canon

Suite à une étude de marché approfondie, l'hôpital a choisi la solution de gestion documentaire de Canon : « Compte tenu de ses excellents résultats dans d'autres services de l'hôpital, cette solution s'est naturellement imposée. » Cependant, Pat Bailey se rappelle qu'un souci d'ordre technique le tracassait : « Aussi efficace était-elle, la solution pourrait-elle s'intégrer aux modules SAP ? La réponse s'est incontestablement révélée positive. »

"Le processus de récupération prenait entre 5 minutes et une heure. Désormais, cela ne prend littéralement que quelques secondes."

Avantages

Dans le service des urgences, les résultats ont été immédiats : « Avec la nouvelle solution Canon, la fiche des patients n'est remplie et numérisée qu'une seule fois. Le médecin peut alors la localiser et y accéder numériquement d'un simple clic. Le processus de récupération prenait entre 5 minutes et une heure, selon l'emplacement de stockage de la fiche. Désormais, cela ne prend littéralement que quelques secondes. »

Cependant, Marie Sinnott s'est vite rendu compte que les fonctionnalités de la technologie s'étendaient au-delà de l'archivage, de la recherche et de la récupération rapides de fichiers : « Les capacités de stockage de la solution sont infinies. Plus important encore, la solution est polyvalente. Nous nous sommes rendu compte que nous pouvions également l'utiliser dans notre service de photographie clinique. En fait, il s'est avéré qu'elle était susceptible de profiter à n'importe quel service. »

La solution a ensuite été adoptée dans les services Finance et RH : « Elle nous permet de stocker des fichiers confidentiels importants dans un seul et même endroit. Un mode administratif avancé garantit que seules les personnes autorisées y ont accès. C'est un système de classement numérique simple, efficace et sécurisé qui permet au personnel des services Finance et RH de travailler rapidement. En cas de problème, le personnel autorisé ne perd plus de temps à rechercher les fiches, mais peut désormais utiliser le système de marquage unique pour identifier le problème et le résoudre en moins d'une minute. »

"Le service est alors plus professionnel et plus recentré sur les patients."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

L'autre service à avoir adopté la solution de gestion de l'information de Canon est celui de la photographie clinique, où les images numériques (prise avec l'appareil photo Canon EOS 1Ds Mark III) sont, comme l'explique Marie Sinnott, « désormais directement enregistrées dans le fichier du patient et stockées en toute sécurité pour en éviter la perte ou l'accès non autorisé. La journalisation des images permet au médecin de surveiller plus efficacement les problèmes récurrents, tels qu'une maladie de la peau. »

Pour Marie Sinnott et Pat Bailey, les avantages de la solution de Canon ne se réduisent pas au bureau sans papier : elle a aussi considérablement amélioré l'expérience de ses utilisateurs finaux, les patients eux-mêmes. « Il est possible d'accéder aux dossiers des patients de manière centralisée, permettant ainsi au médecin traitant de voir les antécédents cliniques et de prendre en charge plus rapidement les patients... Le service est alors plus professionnel et plus recentré sur les patients. »

Pour Pat Bailey, la consécration ultime de la solution Canon réside dans les commentaires formulés par le personnel hospitalier : « Les services ayant déjà mis en œuvre la solution cherchent à optimiser son potentiel. Les autres services sont désireux de rejoindre nos rangs. » Marie Sinnott conclut : « En vue des résultats, cette solution assure une transition simple et efficace pour tous les services. »

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